Personvernerklæring for KRM

Sist oppdatert 24. mai 2018

KRM AS er en kursleverandør av tekniske kurs samt fagskoleutdanning innen hydraulikk og i den forbindelse håndterer vi personopplysninger.
KRM er opptatt av å ivareta ditt personvern. Denne erklæringen handler om hvordan vi samler inn og bruker personopplysninger i tråd med ny personvernreform i EU, GDPR (General Data Protection Regulation), gjeldende fra 25. mai 2018.
 

Hvilke opplysninger registrer vi?

Personopplysninger: Vi registrerer opplysninger som navn, adresse, stilling, mobilnummer, fødselsdato (ikke personnummer), epostadresse og hvilke kurs du er påmeldt og har fullført og hvilket firma du jobber i. 
Firmaopplysninger: Generell kontaktinformasjon som navn, adresse, telefonnummer samt kontaktperson i firma.

Snapper Net Solutions lagrer også forespørsel-informasjon inkludert user-agent og ip-adresse til feilsøkings-formål og lagring av samtykke til bruk av informasjonskapsler relatert til markedsføring og analyse.

Hva bruker vi opplysningene til?

Opplysningene brukes for å administrere kursdeltagelsen og hotellbooking i forbindelse med kurs og kursgjennomføringen lagres i kurssystemet.
Kursene du har gått hos oss dokumenterer din kompetanse og denne er gyldig for deg i lang tid fremover og forblir derfor lagret til du eventuelt ber om å få det slettet.

Fagskoleutdanningen, Hydraulikkfagskolen, Fagtekniker Hydraulikk, er et samarbeid med NKI Fagskoler, og studiet er godkjent av NOKUT.
I denne forbindelse samler og behandler vi dine personopplysninger på en litt annen måte. I tillegg til registrering av kursdeltagelser, har vi også behov for å ha opplysninger om dine tidligere utdannelser og arbeidserfaring i form av vitnemål, kursbevis, arbeidsattester ol, da dette er nødvendig dokumentasjon for vurdering av opptak til studiet. Det samme gjelder de som skal bygge på tidligere utdannelse men uten teori fra NKI for å bli Fagtekniker Hydraulikk.
Hos KRM blir disse opplysningene lagret på en egen mappe hvor kun ansatte i KRM har tilgang.

Samtykke.

Ved påmelding til kurs eller fagskoleutdanning, gir du ditt generelle samtykke til at vi registrerer nødvendige personopplysninger om deg, så som navn, mobilnummer, epostadresse, samt behov for overnatting/hotellbooking. Fødselsdato og postadresse kan også være nødvendig å ha registrert.

Det samme gjelder i tilfeller hvor påmeldingen kommer gjennom firma du jobber i. Her krever vi som et minimum navn og epostadresse for å kunne håndtere påmeldingen og sende deg informasjon knyttet til denne.
Når du kommer på kurset kan det være vi ber deg om å fylle ut manglende opplysninger som for eksempel mobilnummer og fødselsdato. Dette er opplysninger vi registrerer for å kunne identifisere deg med korrekt kurskompetanse på et senere tidspunkt uavhengig av arbeidsplass.

Når du er på kurs, vil vi også kunne be om ditt samtykke til å sende deg nyhetsbrev om kurstilbud ol. Dersom du samtykker til det, blir dine kontaktdata: navn, epost, stilling og mobiltelefonnummer i tillegg til kontaktopplysninger om firma du jobber i overført fra kurssystemet til SuperOffice som vi bruker for dette formål. 
 

Hvem har tilgang til opplysningene i kurssystemet?

Kun ansatte i KRM har tilgang til opplysningene i vår kursdatabase.
Informasjon til instruktører og kurshoteller deles i form av deltagerliste på kurs og hotellbookingsliste for overnatting.
I forbindelse med opptak til fagskolestudiet, utveksler vi personopplysninger med tilhørende vitnemål/dokumentasjon med fagsjef og studieveileder i NKI Fagskoler.

Ut over dette deles ingen personopplysninger med andre uten spesifikt samtykke fra den det gjelder.
 

CRM og markedsføring

KRM bruker SuperOffice CRM for salg og kundeoppfølging og utsendelse av nyhetsbrev/e-markedsføring.
Her lagres kontaktinformasjon om bedriften samt personopplysninger som navn, stilling, epost og mobiltelefonnummer. I tillegg lagrer vi aktiviteter og oppfølginger på ditt kontaktkort for å kunne gi deg god service og oppfølging, samt tilpasset og ønsket informasjon om kurs og kurstilbud. Informasjonen får vi enten fra direkte kontakt per telefon eller epost, eller fra tidligere kontakt og/eller kursdeltagelse hos oss.
Med ditt samtykke får du også jevnlig tilsendt nyhetsbrev med informasjon om nye kurs, endringer i kursprogram ol. 

Kun ansatte i KRM har tilgang til opplysningene registrert SuperOffice og vi deler ingen personopplysninger med andre uten spesifikt samtykke fra den det gjelder.
 

Bruk av informasjonskapsler på nettside.

KRM bruker cookies på sin nettside krm.no og analyseverktøyet Google Analytics for å få ut informasjon om hvordan nettsiden brukes og hvilken kanal man kommer fra, Facebook, organisk nettsøk, linker det klikkes på osv.
Vi benytter også Facebooks pixel for bedre samspill mellom nettsiden og facebook for å kunne levere et mer målrettet og tilpasset innhold i face-annonser. Nettstedet benytter også LinkedIn pixel for markedsføringsformål.
Google Tag Manager benyttes som verktøy for å styre, administrere og kople sammen de nevnte tjenestene. Hotjar brukes til forbedring av brukeropplevelse og navigasjon på nettsiden.

Informasjonen som samles inn kan ikke spores til deg, men gir oss verdifull informasjon i forhold markedsføring og for å presentere en bedre nettside med viktig informasjon lett tilgjengelig.  

Følgende informasjonskapsler benyttes:

 

Navn Formål Lagringstid Mottaker
_ga Brukes for å adskille brukere 2 år Google Analytics
_gid Brukes for å adskille brukere 24 timer Google Analytics
_gcl_au Brukes for å adskille og spore brukere Lengden av nettesersesjon Google Tag Manager
_dc_gtm_UA-43782265-1 Brukes for å begrense antall forespørsler 1 minutt Google Tag Manager
_fbp Brukes for å adskille og spore brukere 3 måneder Facebook Pixel
_gid Brukes for å adskille brukere 24 timer Google Analytics
marketing_cookies_consent_status Brukes for å lagre valg om samtykke Lengden av nettesersesjon Snapper Net Solutions
_hjSessionUser{site_id} Hotjar-informasjonskapsel som angis når en bruker først lander på en side med Hotjar-skriptet. Den brukes til å beholde Hotjar User ID, unik for det nettstedet i nettleseren. Dette sikrer at virkemåten ved senere besøk på samme område tilskrives samme bruker-ID. 365 dager Hotjar
_hjSession{site_id} En informasjonskapsel som inneholder gjeldende øktdata. Dette innebærer at påfølgende forespørsler i øktvinduet tilskrives den samme Hotjar-økten. 30 minutter Hotjar
_hjClosedSurveyInvites Hotjar-informasjonskapsel som angis når en bruker samhandler med en invitasjon til ekstern koblingsundersøkelse, modal. Den brukes til å sikre at den samme invitasjonen ikke vises igjen hvis den allerede er vist. 365 dager Hotjar
_hjDonePolls Hotjar-informasjonskapsel som angis når en bruker har fullført en undersøkelse ved hjelp av kontrollprogrammet for undersøkelsen på stedet. Den brukes til å sikre at den samme undersøkelsen ikke vises igjen hvis den allerede er fylt ut. 365 dager Hotjar
_hjMinimizedPolls Hotjar-informasjonskapsel som angis når en bruker minimerer et kontrollprogram for undersøkelse på stedet. Den brukes til å sikre at widgeten forblir minimert når brukeren navigerer gjennom nettstedet ditt. 365 dager Hotjar
_hjShownFeedbackMessage Hotjar-informasjonskapsel som angis når en bruker minimerer eller fullfører innkommende tilbakemelding. Dette gjøres slik at innkommende tilbakemelding lastes inn som minimert umiddelbart hvis brukeren navigerer til en annen side der den er angitt til å vises. 365 dager Hotjar
_hjSessionTooLarge Gjør at Hotjar slutter å samle inn data hvis en økt blir for stor. Dette bestemmes automatisk av et signal fra WebSocket-serveren hvis øktstørrelsen overskrider grensen. Lengden av nettesersesjon Hotjar
_hjSessionRejected If present, this cookie will be set to '1' for the duration of a user's session, if Hotjar rejected the session from connecting to our WebSocket due to server overload. This cookie is only applied in extremely rare situations to prevent severe performance issues. Lengden av nettesersesjon Hotjar
_hjSessionResumed En informasjonskapsel som angis når en økt/innspilling kobles til Hotjar-servere på nytt etter en pause i tilkoblingen. Sesjon Hotjar
_hjid Hotjar-informasjonskapsel som angis når kunden først lander på en side med Hotjar-skriptet. Den brukes til å beholde Hotjar User ID, unik for det nettstedet i nettleseren. Dette sikrer at virkemåten ved senere besøk på samme område tilskrives samme bruker-ID. 365 dager Hotjar
_hjRecordingLastActivity

 

Dette finner du i Øktlagring (i motsetning til informasjonskapsler). Dette oppdateres når en brukerinnspilling starter og når data sendes via WebSocket (brukeren utfører en handling som Hotjar registrerer).

 

Lengden av nettesersesjon Hotjar
_hjTLDTest Når Hotjar-skriptet kjøres, prøver vi å finne den mest generiske informasjonskapselbanen vi bør bruke, i stedet for sidevertsnavnet. Dette gjøres slik at informasjonskapsler kan deles på tvers av underdomener (der det er aktuelt). For å fastslå dette prøver vi å lagre _hjTLDTest informasjonskapsel for forskjellige URL-delstrengalternativer til den mislykkes. Etter denne kontrollen fjernes informasjonskapselen.

 

Lengden av nettesersesjon Hotjar
_hjUserAttributesHash Brukerattributter som sendes via Hotjar Identify API, hurtigbufres så lenge økten varer, for å vite når et attributt er endret og må oppdateres. Lengden av nettesersesjon Hotjar
_hjCachedUserAttributes Denne informasjonskapselen lagrer brukerattributter som sendes via Hotjar Identify API, når brukeren ikke er i eksemplet. Innsamlede attributter lagres bare på Hotjar-servere hvis brukeren samhandler med et Hotjar Feedback-verktøy, men informasjonskapselen vil bli brukt uavhengig av om et tilbakemeldingsverktøy er til stede. Lengden av nettesersesjon Hotjar
_hjLocalStorageTest Denne informasjonskapselen brukes til å sjekke om Hotjar Tracking Script kan bruke lokal lagring. Hvis den kan, angis verdien 1 i denne informasjonskapselen. Dataene som er lagret in_hjLocalStorageTest, har ingen utløpstid, men de slettes nesten umiddelbart etter at de er opprettet. Under 100 ms Hotjar
_hjIncludedInPageviewSample Denne informasjonskapselen er satt til å fortelle Hotjar om den brukeren er inkludert i dataprøvetakingen som er definert av nettstedets sidevisningsgrense. 30 minutter Hotjar
_hjIncludedInSessionSample Denne informasjonskapselen er satt til å fortelle Hotjar om den brukeren er inkludert i dataprøvetakingen som er definert av nettstedets daglige øktgrense. 30 minutter Hotjar
_hjAbsoluteSessionInProgress Denne informasjonskapselen brukes til å oppdage den første sidevisningsøkten til en bruker. Dette er et True/False-flagg angitt av informasjonskapselen. 30 minutter Hotjar
_hjFirstSeen Dette er satt til å identifisere en ny brukers første økt. Den lagrer en sann / usann verdi, noe som indikerer om dette var første gang Hotjar så denne brukeren. Den brukes av Recording filtre for å identifisere nye brukerøkter.

 

Sesjon Hotjar
_hjViewportId Lagrer informasjon om visningsområde, for eksempel størrelse og dimensjoner. Lengden av nettesersesjon Hotjar
_hjRecordingEnabled Dette legges til når en innspilling starter og leses når innspillingsmodulen initialiseres for å se om brukeren allerede er i en innspilling i en bestemt økt. Lengden av nettesersesjon Hotjar

Du kan slette uønskede informasjonskapsler, veiledning til hvordan dette kan gjøres finner du her: https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/  

Underleverandører

KRM benytter seg av noen få underleverandører av IT-systemer for tjenester som drift, lagring, brukerstøtte og support, men ingen av disse jobber med direkte databehandling av personopplysninger.
Våre underleverandører har etablert personvernerklæringer ihht til GDPR og har forpliktet seg gjennom avtaler med KRM eller i egne personvernavtaler å håndtere personopplysninger i tråd med disse retningslinjene.

KRMs kurssystem er utviklet av Snapper Net Solutions AS, Oslo, og de har også ansvar for videreutvikling, drift, vedlikehold og lagring av kursdatabasen.

Til salg og markedsføring bruker KRM SuperOffice CRM online, skyløsning. 

Til faktura og regnskap benytter vi Tripletex, og fakturainformasjon og regnskapsdata håndteres og lagres i henhold til bokføringsloven. Her lagres kun et minimum av personopplysninger: navn på kursdeltager og hvilket kurs som faktureres. For privatkunder i tillegg adresse og epost. 

Til øvrig datalagring internt i KRM bruker vi Google Disk, bedriftsløsning. 

Innsyn/Sletting av informasjon

Du kan når som helst henvende deg til oss for å få se hva vi har registrert om deg og du kan også kreve dine opplysninger slettet. Dersom du ber om å få slettet personopplysninger som er nødvendig for å dokumentere kurskompetansen, vil dette innebære at du ikke lenger kan få ut kursbevis eller få kompetansen din godkjent og dokumentert fra oss.
Har du spørsmål til hvordan vi håndterer dine personopplysninger, ta kontakt vår kontaktperson Hilde Harket på telefon +47 48153315, eller send din henvendelse til: krm@krm.no
Din henvendelse blir besvart så raskt som mulig, og senest innen 30 dager. Dersom du ikke er fornøyd med hvordan vi håndterer din henvendelse vedrørende dine personopplysninger, kan du rette en klage til Datatilsynet, www.datatilsynet.no